Duplicata escritural afeta empresas, saiba como se preparar

A implementação da duplicata escritural começa a mudar a rotina financeira das empresas brasileiras. A nova dinâmica regulatória amplia a visibilidade sobre títulos de crédito, que passam a ter suas informações registradas eletronicamente em sistemas de escrituração autorizados, com dados sobre existência, titularidade, negociação e liquidação.

Baseada na Lei nº 13.775/2018 e regulamentada pelo Banco Central do Brasil, a mudança não impacta apenas empresas que antecipam seus recebíveis ou que os utilizam como garantias. As empresas serão afetadas quando os fornecedores negociarem duplicatas emitidas contra elas. Nesse caso, o título pode ter seu beneficiário alterado, e o sacado precisa acompanhar a situação da duplicata, manifestar-se conforme as regras aplicáveis e realizar o pagamento ao credor correto.

"É uma mudança que ainda é pouco conhecida pelo mercado. Muitas empresas acreditam que o tema não se aplica a elas porque não antecipam seus recebíveis. Mas, se um fornecedor negociar uma duplicata emitida contra essa empresa, o sacado também será impactado", explica Reinaldo Agostinho Jr., diretor-executivo de Produtos da Techfin ERP Finance.

As principais mudanças operacionais estão na necessidade de conciliar as informações do ERP com os dados registrados em sistemas externos de escrituração e em responder o aceite ou a recusa dentro do prazo regulatório. Hoje, o ERP concentra informações sobre contas a pagar, contas a receber, fornecedores e clientes. Com a duplicata escritural, eventos externos podem alterar a situação de um título, como a negociação de um recebível, e a mudança de seu beneficiário e eventualmente o canal de pagamento.

Outro ponto é que uma mesma empresa pode ter fornecedores vinculados a diferentes escrituradores, que utilizam plataformas, layouts e padrões tecnológicos distintos. Sem integração, o departamento financeiro pode precisar consultar múltiplos ambientes e realizar conciliações manuais, aumentando a complexidade e o risco operacional.

"Não é necessariamente um problema ter duas fontes de informação. O problema é quando elas deixam de estar sincronizadas. O ERP continua sendo a fonte de verdade da operação da empresa, mas eventos externos podem alterar a situação de um título. A tecnologia precisa fazer essa ponte para que as informações permaneçam alinhadas", complementa o executivo.

Além da possibilidade de mudança de beneficiário, as empresas também passam a lidar com novas etapas de manifestação e acompanhamento dos títulos. A regulamentação prevê mecanismos para que o sacado possa recusar ou aceitar a duplicata escritural, dentro dos prazos e condições aplicáveis, além de permitir o acompanhamento de eventos relacionados ao título.

Como as empresas podem se preparar

A implementação da duplicata escritural ocorre de forma gradual, mas as empresas já precisam avaliar como a mudança afetará seus processos financeiros. Entre os principais pontos de atenção estão o mapeamento de títulos emitidos e recebidos, a identificação de como os fornecedores negociam seus recebíveis e a capacidade do ERP de acompanhar eventos registrados em sistemas externos.

Para empresas cuja atividade principal não é tecnologia, criar e manter integrações individuais com diferentes escrituradores representa um esforço adicional. A situação é especialmente complexa para organizações que precisam administrar grandes volumes de contas a pagar e receber. Para apoiar os clientes, a Techfin ERP Finance desenvolveu uma solução integrada ao ERP que vai permitir a gestão e controle sobre as duplicatas em todas as pontas. A solução estará disponível para contratação em breve.

"O papel da Techfin ERP Finance não é substituir o escriturador. A ideia é facilitar e automatizar para as empresas todas as exigências dessa nova camada regulatória e operacional, conectando o que acontece no ERP às informações registradas nos sistemas de escrituração e vice-versa", explica Reinaldo.

Para saber mais sobre o portfólio de produtos da Techfin ERP Finance, acesse o site.