A proposta está prevista no Projeto de Lei Ordinária nº 118/2026, encaminhado pela prefeita Mara Bertaiolli. De acordo com a justificativa apresentada pelo Executivo, a mudança busca modernizar a gestão documental do município e tornar os procedimentos administrativos mais eficientes.

“Representa um passo significativo para a modernização e eficiência”, afirma a justificativa do projeto.

Sistema organizará documentos da administração municipal

O novo Sistema Municipal de Arquivos terá como finalidade organizar, controlar, preservar e facilitar o acesso aos documentos gerados ao longo das atividades desenvolvidas pelos órgãos públicos municipais.

Pelo texto aprovado, o Arquivo Público Municipal funcionará como órgão central do sistema e ficará integrado à estrutura da Secretaria de Governo. Os demais órgãos e entidades da administração municipal direta e indireta atuarão como unidades setoriais.

A intenção é estabelecer procedimentos integrados para o tratamento dos documentos públicos, permitindo que informações produzidas por diferentes setores sejam administradas de acordo com critérios comuns de conservação, classificação e consulta.

Documentos passam a integrar patrimônio arquivístico

O projeto determina ainda que todo documento gerado ou acumulado nas atividades dos órgãos municipais será considerado parte do patrimônio arquivístico público, independentemente do tipo, da natureza ou do suporte utilizado.

A regra abrange os registros produzidos no funcionamento cotidiano da administração e estabelece critérios para que esse material seja preservado conforme sua relevância administrativa e histórica.

Arquivos terão três categorias de classificação

Os documentos produzidos pelas atividades da Prefeitura serão divididos em arquivos correntes, intermediários e permanentes. A classificação permitirá definir o tratamento adequado para cada etapa do ciclo documental.

• Arquivos correntes: documentos utilizados com frequência pelos setores responsáveis pelas atividades administrativas;
• Arquivos intermediários: registros que já não são consultados rotineiramente, mas que ainda precisam ser mantidos por razões administrativas ou legais;
• Arquivos permanentes: documentos preservados de forma definitiva por seu valor histórico, informativo ou institucional.

Com a categorização, a administração municipal pretende estabelecer um fluxo mais organizado para armazenamento, preservação e disponibilização das informações públicas.

Mudança busca ampliar transparência e preservar memória

Além da modernização administrativa, o novo modelo pretende facilitar o acesso às informações produzidas pelo poder público e reforçar a preservação de documentos relacionados à história de Mogi das Cruzes.

Para o Executivo, a alteração representa “um avanço crucial para a transparência e para a preservação da história da cidade”.

A criação do sistema também busca definir responsabilidades entre os diferentes órgãos municipais, permitindo maior padronização na gestão do acervo público e na conservação de documentos de interesse administrativo e histórico.